Contenuto
- Perché il monitoraggio del tempo è utile
- Tieni traccia di ogni attività
- Attività di progetto fatturabili
- Attività di progetto non fatturabili
- Stima
- Fatturazione e tempo di registrazione
- Batti la procrastinazione
- Strumenti di monitoraggio del tempo
Quando ho iniziato a lavorare come freelance ed ero ancora abbastanza nuovo nel settore, non avevo idea di quanto tempo ci volesse per creare un sito web. Ciò rendeva difficile la citazione per i progetti, quindi spesso sceglievo un numero che sembrava ragionevole per le dimensioni del sito.
Quei primi mesi furono frenetici. Stavo manipolando diversi progetti alla volta. Mi sentivo come se stessi facendo un enorme sforzo e ottenendo pochissimo. Ho iniziato a prendere nota, ora per ora, di quanto tempo dedicavo a ciascun progetto. Ero devastato quando ho fatto le somme e ho realizzato che per le ore che stavo spendendo e l'importo complessivo che stavo addebitando, stavo addebitando meno del salario minimo.
Allora cosa è andato storto? Prima di tutto, stavo basando le mie citazioni sulla dimensione del sito piuttosto che sul tempo che mi ci sarebbe voluto per costruirlo. Avere poca conoscenza di quanto tempo ci vuole per costruire un sito ha portato a stime scadenti e non ho apprezzato il fatto che un piccolo sito con solo cinque pagine a volte possa richiedere tanto tempo per essere realizzato quanto un sito con 50 pagine.
Inoltre, non stavo tenendo conto del tempo speso a fare ricerche, a tenere riunioni, a parlare con potenziali clienti, a scrivere post sul blog, a tenere la contabilità e a rispondere alle e-mail. Fa tutto parte della gestione di un'impresa. Il tempo di progettazione e sviluppo dipende da molte cose, dal numero di modelli e dal livello di test richiesto, dal tipo di cliente e dal tempo necessario per ottenere le approvazioni.
Quando inizi, stimare quanto tempo impiegheranno le cose e basare una citazione su questo è incredibilmente difficile perché è improbabile che tu abbia esperienza precedente. Ecco perché è così importante registrare il tempo mentre procedi. Anche se non lavori per te stesso, è comunque utile tenere sotto controllo quello che stai facendo e quanto tempo ci vuole. Qualsiasi lavoro richiede stime di tempo e, se non tieni traccia, è più difficile farlo con precisione.
Perché il monitoraggio del tempo è utile
- Il cliente viene fatturato in modo più accurato perché non ci sono ipotesi su quanto tempo ha impiegato qualcosa.
- Tenere conto di ogni ora inconsciamente aiuta a migliorare la produttività.
- L'invio regolare di una scheda attività offre molti avvertimenti se un progetto inizia a superare il budget.
- Può aiutare a calcolare le ore medie fatturabili a settimana.
- Il monitoraggio delle singole attività mantiene un record a cui è possibile fare riferimento durante la pianificazione del budget per progetti futuri.
Tieni traccia di ogni attività
Ogni progetto avrà più attività, quindi definiscile e monitorale individualmente. Assicurati solo di essere onesto con te stesso su quanto tempo ti ha effettivamente impiegato qualcosa, compreso quanto tempo hai passato a procrastinare. Più avanti, questo ti aiuterà a giudicare quanto tempo ci vorrà per completare qualcosa di simile.
Quando si tratta di attività non fatturabili, la tua tariffa dovrebbe tenere conto delle cose per cui non puoi fatturare o dovresti considerare di aggiungere un 20% in più per le attività non fatturabili alla stima del tempo complessivo (o per quanto sembri appropriato). Ecco un insieme di modelli di attività che funziona per la maggior parte dei miei progetti:
Attività di progetto fatturabili
- Ricerca pre-design (interviste e ricerca utente)
- Progettazione del sito (include IA, wireframing e prototipazione)
- Sviluppo del sito
- Integrazione CMS
- Test del browser / dispositivo (alcuni progetti richiedono test più rigorosi di altri)
- Formazione (come la formazione CMS)
- Consulenza
- Gestione del progetto (e-mail e telefonate)
- Riunioni
- Manutenzione del sito
Attività di progetto non fatturabili
- Amministratore: redazione di proposte, contratti e fatturazione
Queste attività saranno diverse per te a seconda del tipo di lavoro che svolgi e delle attività che svolgi e per le quali non addebiti ai clienti. È possibile suddividere ulteriormente le attività o tenere traccia del tempo speso per le singole funzionalità.
Stima
Piuttosto che fornire ai clienti una stima del progetto, fornisco una ripartizione del numero di giorni che mi occorreranno per completare le attività e le funzionalità che hanno richiesto insieme alla mia tariffa. Aiuta a mostrare cosa serve per costruire il sito e cosa stanno ottenendo per i loro soldi. Se la cifra che ho fornito è troppo alta, invece di rifiutare una citazione, spesso diranno: "Immagino che non abbiamo davvero bisogno di questa funzione". Ciò significa che posso rimuovere le funzionalità per ridurre una stima piuttosto che dover negoziare la mia tariffa.
Fatturazione e tempo di registrazione
Quando fatturo a un cliente, elenco le attività su cui ho lavorato e quanti giorni ho trascorso su ciascuna di esse per mostrare al cliente in modo specifico cosa ho fatto in quel periodo. Forse aggiungi i tuoi messaggi di commit Git per quel periodo.
Non limitarti a registrare le cose del cliente. Registra il lavoro non fatturabile relativo alla gestione della tua attività, come la contabilità, il lavoro su un progetto secondario, la formazione, la preparazione di un discorso in una conferenza o la scrittura di un post sul blog. Ciò tiene sotto controllo i costi reali della gestione di un'impresa. Tengo traccia del tempo speso a scrivere e fare ricerche per i discorsi in modo da poter vedere quanto costa la mia attività a svolgerli con mancati guadagni. (Trascorro circa 100 ore a preparare un nuovo discorso, quindi è piuttosto costoso).
Batti la procrastinazione
Se ti ritrovi a procrastinare molto, tieni traccia anche di questo tempo. Vedere quel numero scritto alla fine di ogni giornata può funzionare come un senso di colpa per renderti più produttivo. Alcune app come Concentrate bloccheranno determinati siti e app a seconda dell'attività che stai svolgendo. Altri come BubbleTimer ti mostreranno quanto tempo trascorri fuori dal lavoro. Vedere tutto quel tempo sprecato è un buon modo per cacciarti dalle cattive abitudini.
Strumenti di monitoraggio del tempo
Mi ci è voluto un po 'per trovare un modo decente per registrare le mie ore. Inizialmente ho annotato tutto su un taccuino, ma mi è sembrato sconnesso e non molto preciso. Se dovevo rispondere a una chiamata o inviare alcune e-mail, era difficile ricordare con precisione quanto tempo avevo impiegato a farlo. Uso un'app di contabilità, Freeagent, che ha un timesheet integrato, così come alcune altre app di contabilità come Harvest. Mi consente di suddividere i progetti per attività e decidere se ciascuno è fatturabile o non fatturabile. Questo mi aiuta a vedere quanto tempo ho lavorato a un progetto e quanto è redditizio. Dopo aver compilato una scheda attività, posso crearne una fattura.
Ci sono ottime app per il monitoraggio del tempo che puoi ottenere che possono integrarsi anche con le app di contabilità, come Eon, Punch, Slips e Clockwork. Una delle cose che mi piace dell'utilizzo di queste app è avere un piccolo timer che mi mostra quanto tempo spendo per un'attività. È davvero facile mettere in pausa il timer e passare da un'attività all'altra, ed è anche un promemoria costante che sono in orario, il che mi aiuta a rimanere concentrato.
Parole: Anna Debenham Illustrazione: Ben Mounsey
Anna Debenham è una sviluppatrice di frontend freelance. È autrice di Front-end Style Guides, una guida tascabile in cinque semplici passaggi. Questo articolo è apparso originariamente nel numero 251 della rivista Net.
