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Non dimenticare mai che l'attività di design è, beh, un'attività. Ciò significa che devi tenere conto del tuo tempo, tenere traccia delle ore che dedichi a un progetto e assicurarti di fatturare ogni secondo di input che metti in un brief del cliente. Perché questo è importante? Perché troppo spesso i creativi si trovano a spalare ore extra in progetti che non vengono presi in considerazione. In un ambiente frenetico, ciò causa arretrati e colli di bottiglia che, se deselezionati, danneggiano la reputazione e i profitti di un'azienda. Lo stesso vale per piccoli studi e liberi professionisti che lavorano da casa: se non riesci a consegnare in tempo e nel rispetto del budget, è improbabile che tu venga assunto di nuovo. Sapere quando lavorare, come lavorare e chi sta lavorando su ciò che è importante. Ma altrettanto importante è assicurarti di essere pagato per il tuo tempo.
Allo stesso modo, mantenere i progetti in linea e garantire che rispettino una determinata scadenza fa molto di più che assicurarti di essere pagato: accresce la tua reputazione. Nessuno impiega un cattivo idraulico, anche se con la sua citazione ha superato la concorrenza. Lo stesso vale per i creativi. Fai bene il lavoro, consegnalo in tempo e riceverai solo consigli positivi.
Questa è davvero l'essenza di un'eccellente gestione del progetto: una sinergia tra i team di account che gestiscono i brief ei budget dei clienti e i team creativi che lavorano su tutti i cilindri. Dietro tutto questo c'è spesso l'arma segreta del settore di un'agenzia: il project manager o il traffic manager, che tiene tutto sotto controllo.
Quindi come gestiscono questa sinergia le migliori agenzie e studi? "Per me, voglio assicurarmi di comprendere i requisiti e le aspettative degli altri, in modo da fare lo stesso in cambio", afferma Kim Cox, responsabile del traffico dello studio presso Six, un'agenzia con sede a Bristol con un elenco di clienti che include Bank of Scotland, Lloyds e Halifax.
"Tra lo studio e il team di assistenza clienti, ho circa 30 e più esigenze di persone da soddisfare in un dato momento. Quindi è importante che tenga tutti aggiornati e resista alla tentazione di fare promesse eccessive. È molto meglio impostare le aspettative e poi consegnarle. Anche la flessibilità è fondamentale: per quanto mi piaccia avere tutto perfettamente programmato in anticipo, devo essere pronto e disposto a cambiare tutto in un attimo. "
La comunicazione è il re
La comunicazione è un aspetto chiave della gestione di un progetto di successo. E ci sono molti modi in cui i migliori studi e agenzie assicurano che tutti coloro che sono coinvolti in un progetto siano pienamente consapevoli di tutti i suoi requisiti. Sono comuni numerosi pacchetti software per la gestione dei progetti e metodi come Agile, un framework che imposta parametri e scadenze segmentati. Ma anche i briefing faccia a faccia non dovrebbero essere trascurati. "Nel team digitale in particolare, abbiamo stand-up giornalieri alle 9:30 ogni mattina", spiega Rob Lowe, direttore digitale di Mr B & Friends, un'agenzia che ha tra i suoi clienti Principality Building Society, Unite Students e BBC. “Questo dà alla squadra la possibilità di parlare del loro carico di lavoro con il resto della squadra. Assicurarsi che tutti comprendano i propri compiti e la responsabilità per tali compiti è fondamentale ".
A volte, diventa chiaro da questi incontri che potrebbe essere necessario un ulteriore set di mani per aggiungere un'abilità specialistica o fornire le risorse necessarie per rispettare una scadenza. "Il ritmo dei progetti su cui lavoriamo, insieme al bilanciamento di una gamma di diverse esigenze dei clienti, significa che la flessibilità e l'adattabilità sono fondamentali per il successo di un progetto", spiega Lowe. “Ancora una volta, la comunicazione è essenziale per garantire che le risorse possano essere riallocate secondo necessità. Siamo fortunati ad avere un'ottima base di supporto freelance a cui possiamo fare appello anche quando necessario. "
Set di abilità eccellenti
Trovare le persone giuste per il lavoro non riguarda solo il reclutamento, è un'abilità segreta del project manager. Conoscere non solo le competenze dei tuoi colleghi, ma anche i loro interessi e passioni al di fuori del lavoro, può far sì che un brief raggiunga davvero il suo potenziale, come spiega Locket Aebischer, account manager di SomeOne: "Dove possibile, proviamo a valutare lo studio per interesse e capacità di vedere quale squadra è la migliore per ogni brief. Ad esempio, se avessimo un brief di un marchio sportivo, proveremmo ad assegnare questo brief a un appassionato di sport, il che significa che vogliono fare il lavoro e sono più appassionati e laboriosi su quel progetto ".
Flessibilità significa sapere in quali fasi è probabile che un progetto richieda un aiuto aggiuntivo o specialistico e quindi programmarlo. Rosie Brennan, un altro account manager di SomeOne, spiega che essere consapevoli delle specializzazioni di un team significa che l'azienda può guidare attraverso particolari fasi del progetto, prima di trasferire le persone ad altri progetti: "Mettiamo più persone nella fase dei concetti di un progetto, ma una volta il percorso è scelto, noi razionalizziamo ", dice.
"Siamo fortunati ad avere una squadra abbastanza grande con una varietà di punti di forza e abilità, quindi cerchiamo di sfruttarli quando possiamo. Il nostro designer senior, che ama l'animazione, sarà spesso incaricato di svolgere lavori che necessitano di animazione, ad esempio. "
Soluzioni software
Il monitoraggio dei requisiti, delle spese e delle comunicazioni chiave di più progetti è il punto in cui entrano in gioco strumenti e software di project management specializzati. Slack sta rapidamente diventando lo strumento di comunicazione preferito dalle aziende creative e orientate allo sviluppo, con la sua capacità di creare thread di messaggi e condividere assistenza e informazioni .
"Utilizziamo il software di gestione dei progetti Synergist", afferma Cox. “Copre tutto ciò di cui Six ha bisogno: dalle prenotazioni degli studi ai preventivi e ai rapporti finanziari. Lo trovo davvero facile da usare per quello che mi serve. Essere in grado di cambiare e cambiare facilmente le prenotazioni aiuta davvero quando i progetti sono in continuo movimento. Mi piace anche esplorare i rapporti che genera e utilizzare questi dati per migliorare il modo in cui lavoro. Ad esempio, posso eseguire rapidamente rapporti temporali rispetto a progetti di settimane, mesi e persino anni precedenti e utilizzare queste informazioni per anticipare il tempo necessario in studio per i progetti futuri ".
Tuttavia, anche i progetti gestiti con la massima attenzione possono andare oltre, sia per richieste aggiuntive del cliente che per ritardi di produzione. In questi casi, i project manager e i gestori del traffico entrano in gioco, delegando e ridistribuendo le risorse al fine di "combattere gli incendi delle scadenze". Come sempre, però, la comunicazione resta fondamentale. Sapere chi è disponibile per essere riallocato, su quali altri ritardi dei progetti possono avere un effetto a catena e, cosa importante, come i ritardi potrebbero interrompere un budget e una scadenza pianificati, è metà della battaglia.
Prevenzione del panico
"Facciamo rapporti settimanali sullo stato di molti dei nostri clienti, per aiutarci a individuare queste situazioni prima che si arrivi alla" zona di panico "", spiega Brennan. “Se un progetto va avanti nel tempo - e lo facciamo raramente - proviamo a negoziare un'estensione con il cliente o mettiamo tutte le mani sul ponte, per portare a termine il lavoro! Il nostro canale "gratuito" su Slack è utile anche in momenti come questo: se un designer ha un po 'di tempo, lo farà conoscere al canale e andrà a ruba. L'utilizzo di Harvest e time sheet significa che possiamo tenere d'occhio il budget e le ore per ogni progetto ".
"Ogni progetto è diverso, ma fondamentalmente si tratta di comunicazione", concorda Cox. "Siamo molto bravi a tenerci aggiornati a vicenda, quindi se sembra che i progetti stiano per essere superati, di solito abbiamo un preavviso per trovare una soluzione e, soprattutto, notifichiamo ai nostri clienti eventuali modifiche al piano. Quindi è il mio lavoro trovare il tempo aggiuntivo necessario. Penso che sia come giocare a Tetris: molti elementi individuali da spostare per trovare la soluzione migliore ".
Questo articolo è stato originariamente pubblicato in Computer Arts numero della rivista 260. Compralo qui.
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